Ny ferielov på vej - er du forberedt?

I foråret 2019:

- skal du særligt huske i forbindelse med den nye ferielov:

Tjek at dit lønsystem og/eller dine procedurer kan holde styr på medarbejdernes ferie, og dermed beløb til indefrysning i overgangsåret. Læs mere om indefrysning i et senere nyhedsbrev.
Du kan indberette, hvad dine medarbejdere skal have indefrosset løbende i overgangsåret eller indberette på en gang senest til december 2020.
Hvis du har ansat funktionærer, skal du bruge overblikket over medarbejderens afholdte feriedage i forbindelse med en medarbejders fratræden, som du kender det i dag. Men du skal også oplyse din revisor om medarbejdernes afholdte feriedage til brug for opgørelse af feriepengeforpligtelsen. Du kan eksempelvis tilmelde dig ferieregnskab i Dataløn eller tilsvarende funktioner i andre systemer.
Informer dine medarbejdere om den nye ferielov samt overgangsårets betydning for dem.
Hold øje med om der bliver lavet særlige aftaler i overenskomster og lign. Eksempelvis om afholdelse af feriefri, mulighed for ferie på forskud mm.

Her kan du læse om:

- Få et hurtigt overblik over, hvad der sker i overgangen fra gammel til nye ferielov, herunder vigtige datoer

Er du interesseret, kan du også læse kort om overgangen til den nye ferielov her:

Den gamle ferielov – sidste ”normale” ferieår er 2019/2020.

Ferieåret 2019/2020, som vi netop er gået i gang med, er det sidste ferieår efter den gamle model, hvor ferien er optjent i perioden 1. januar til 31. december og afvikles det efterfølgende år fra 1. maj til 30. april.

Den nye ferielov træder i kraft 1. september 2020:

Den nye ferielov sikrer i stedet danskerne samtidighedsferie. Samtidighedsferie betyder, at ferien som udgangspunkt skal holdes inden for det år, den er optjent. Derfor får lønmodtageren adgang til ferie med betaling, så snart ferien er optjent. Dette gælder også for nye på arbejdsmarkedet, som hermed langt hurtigere får adgang til at holde ferie med optjent løn.

Ferieåret (optjeningsåret) løber fra 1. september til 31. august. Der optjenes 25 dage pr. år som i dag over de 12 måneder – altså 2.08 dag pr. måned.

Ferieafholdelsesperioden starter samtidig og løber fra 1. september til 31. december året efter. Det betyder, lønmodtageren har 16 måneder til at afholde den optjente ferie.

Kilde: virk.dk

Generelt betyder loven hverken ændringer i feriens længde eller feriebetalingen for dine medarbejdere. Så med lidt planlægning kan de fleste holde ferie, som de plejer. Dog skal der måske lidt ekstra planlægning til i overgangsåret, som kommer før den nye ferielov, træder i kraft.

Overgangsordningen

Hvis virksomhederne udbetalte al optjent ferie efter gammel ordning, samtidig med at samtidighedsferien bliver indført, vil det svare til dobbelt ferieudbetaling/-afholdelse det første år. For at undgå dette er perioden 1. september 2019 – 31. august 2020 et overgangsår, hvor medarbejdernes optjente ferie indefryses i Lønmodtagernes Feriemidler.

Samlet set medfører dette en række administrative ændringer, som I skal være klar til:

De administrative rutiner i den nye ferielov:

Fremover skal der foretages flere og hyppigere beregninger, indberetninger og indbetalinger, fordi ferien skal være til rådighed for medarbejderne med det samme

Derfor er det vigtigt, at man tager stilling til om det lønsystem eller de processer, man har i dag, er klar til at håndtere de nye krav til:

Opgørelse af ferie til brug for indberetning af medarbejdernes feriepenge til indefrysning i overgangsperioden, som starter. 1. september 2019.
Kortere indberetnings- og indbetalingsfrister med den nye ferielov fra september 2020. Du kan læse mere om frister for indberetning og indbetaling af feriepenge på virk.dk.

Et overblik over vigtige datoer i processen fra gammel til ny ferielov:

Overgangen fra gammel til ny ferielov kan virke kompleks, især fordi den strækker sig frem til september 2021. Nedenfor får du et overblik over de vigtige datoer i overgangen:

Juni 2019: Første opkrævning af administrationsbidrag fra Samlet Betaling.
1. september 2019: Overgangsåret starter.
31. august 2020: Overgangsåret slutter.
November 2020: Brev om at kontrollere og afstemme jeres indberetninger af medarbejdernes feriemidler for overgangsåret.
December 2020: Frist for indberetning for overgangsåret.
Januar 2021: Medarbejderne orienteres om jeres indberetninger for overgangsåret. De har mulighed for at gøre indsigelser, hvis de ikke mener, at indberetningerne er korrekte.
Juni 2021: Indeksering af feriemidler i virksomheden.
Juli 2021: Første opkrævning af forfaldne feriemidler for medarbejdere, der har nået folkepensionsalderen eller forlader arbejdsmarkedet.
September 2021 (og hvert år fremover): Betal opkrævning og beslut om I (forsat) vil beholde feriemidlerne i virksomheden.

- Hvad du overordnet skal forholde dig til lige nu i forbindelse med medarbejdernes ferie

Overgangsordningen

Hvis virksomhederne udbetalte al optjent ferie efter gammel ordning, samtidig med at samtidighedsferien bliver indført, vil det svare til dobbelt ferieudbetaling/afholdelse det første år. For at undgå dette, er perioden 1. september 2019 – 31. august 2020 et overgangsår.

Her er der særligt 2 ting, du skal vide helt overordnet:

I overgangsåret indefryses de feriemidler, som lønmodtagerne optjener.
Dermed har lønmodtagerne fortsat den samme ferie til rådighed, som de kender i dag, også i de kommende år.

Der må ikke udbetales feriepenge, der optjenes i overgangsåret direkte til medarbejderne. I stedet indefryses feriepengene i fonden Lønmodtagernes Feriemidler, hvorfra de udbetales, når medarbejderen forlader arbejdsmarkedet.
Medarbejderne har 1. maj 2019 fået tilskrevet 25 feriedage, som hidtil kendt for ferieåret 2019/2020.

1. maj til 30. september 2020 får medarbejderne de feriepenge, som de har optjent 1. januar 2019 til 31. august 2019. Disse feriedage svarer til 16,64 dage.

1. september 2020 overgår vi med den nye ferielov til reglerne om samtidighedsferie og medarbejderne får tilskrevet 2,08 feriedag pr. måned, som de i princippet kan afholde allerede fra måneden efter.

Kilde: virk.dk

- Hvad du skal overveje at informere dine medarbejdere om

Dine medarbejdere vil opleve forandringer i forbindelse med deres ferie, så der vil være en række forhold, som det vil give mening at informere dem om. Det er blandt andet:

Beslutter I at lave ændringer i den måde, I tilskriver og udbetaler eventuelle feriefridage?
Feriemidler indefryses i overgangsåret.
1. maj 2019 har de fået tilskrevet 25 feriedage, som de kender det.

1. maj 2020 får de kun tilskrevet max. 16,64 feriedage til bruge for sommeren 2020. Til gengæld optjener de samtidighedsferie allerede fra 1. september 2020. Skal man bruge mere end 16,64 feriedage i sommeren 2020, kan det være en god ide at gemme lidt fra året før eller at kunne bruge feriefridage eller flex. Det er også en mulighed at aftale, at medarbejderen kan holde ferie på forskud, som loven åbner op for.

Ønsker I at bruge muligheden for at give ferie på forskud i jeres virksomhed?
Muligheden for fondsferiedage i sommeren 2020, hvis man er ny på arbejdsmarkedet.
Hvornår udbetales ferietillægget, som omlægges med den nye ferielov?
Er der ændringer i jeres arbejdsgange som følge af de nye indberetnings- og indbetalingsfrister?
Der står ikke længere automatisk en pulje på 5 ugers feriepenge hvert år i maj måned for timelønnede, da de optjenes og afholdes løbende.
Er der ændringer i jeres ferievarsler?
Kommer der ændringer i overenskomster og aftaler på baggrund af den nye lov?

Du kan læse meget mere om den nye ferielov og administrationen af den på virk.dk. Her kan du også følge nyheder om etablering af indberetningssystemer osv.